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土地注册处通函

土 地 注 册 处 通 函 第 2/04 号

二零零四年十一月二十六日

2005 年 2 月 实 施 的 中 央 注 册 系 统 的 各 项 运 作 细 节 和 程 序 上 的 更 改

 

目的

土地注册处的组织架构及业务运作程序将有所改变,本通告旨在预先通知客户各项更改和可能对他们造成影响的新安排。

 

背景

1. 为对客户提供更佳的服务,土地注册处不久会实施中央注册系统,现时运作的九个注册处将合并为一个注册处,为全港土地物业提供注册服务,在金钟道政府合署 19 楼,本处设置了客户服务中心提供方便的查册、送交契据及业主立案法团服务。在新的系统下-

  • 土地注册处金钟道政府合署办事处会为所有物业交易办理注册,新界各分区办事处将停止提供注册服务。所有文书须交付客户服务中心办理注册。
  • 客户服务中心及七个新界查册中心会继续提供查册服务,这些办事处更会设置自助查册终端机,即使在本处柜位服务的午膳时间内,客户亦可在该等自助查册终端机进行查册。本处也会在互联网提供查册服务,但会终止现时使用专利网络的直接查册服务。
  • 客户服务中心会收取港岛、九龙及离岛的业主立案法团注册申请及查阅纪录,新界各区的业主立案法团服务则由物业所属分区的查册中心办理。
  • 业权报告及业主法团组会由西湾河海天广场迁至金钟道政府合署。

请参考附录 1 上列载的本处在实施中央注册后的办事处地址。

2. 在 2002 年 7 月通过的《土地注册(修订)条例》为上述改变提供法律依据,这项条例的其余部分的生效日期和何时推出中央注册系统方面,须待土地注册处把旧有的资讯科技系统更换后才可落实。为此,本处现正开发「综合注册资讯系统」,该系统的开发工作现已完成,并即将进入投入服务的最后准备阶段。

3. 预期列明《土地注册(修订)条例》其余部分生效日期的生效公告很快便会发出,在公告得到立法会批准,「综合注册资讯系统」将投入服务及中央注册系统会开始运作。预计这个日期是 2005 年 2 月 12 日。

4. 本处会在接近生效日期前发出通告,告知客户确实的生效日期及相关安排。

5. 当中央注册系统投入运作时,各项程序上的具体更改及本处将引入的服务,表列如下。如要较详尽了解各项更改的细节,可依段落号码参考有关段落。

与中央注册系统有关的程序上的更改
与 中 央 注 册 系 统 有 关 的 程 序 上 的 更 改
段 落事 项重 点
注 册 服 务
6交付文书办理注册所有文书须交付客户服务中心
7注册摘要编号地区识别代号及包含 14 个数字的新注册摘要编号
8缴付注册费一站式同时收取注册费和交付文件
9附连于文件的图则除了大于 A3 尺寸的图则外,无须再把图则的复本附于注册摘要
10注册证明书载有机印签署的注册证明书
11把「中止注册契约」交还交契人士「中止注册契约」由传递公司或以邮寄交还,取代亲身领取的安排
12律师代号客户将会获告知新的客户代号
注 册 摘 要
13新的注册摘要表格使用新的注册摘要表格及交换旧的表册
14物业参考编号查询物业参考编号,并在注册摘要表格加以注明
15物业的中文地址在注册摘要表格填写中文地址
土 地 登 记 册
16电脑土地登记册土地登记册将以新的样式列印在 A4 纸张;核证副本列印于防伪纸张上,载有机印签署
17同位于市区及荃湾地段的楼宇每一个有关物业的现存登记册,都会同转载至单一的新登记册
「综 合 注 册 资 讯 系 统」网 上 服 务
18网上服务透过互联网提供网上服务
19「直接查册服务」登记用户的过渡安排把「直接查册服务」帐户转至新的「综合注册资讯系统」网上服务
查 册 服 务
20查册票停止发售查册票

 

注册服务

6. 交付文件办理注册

6.1 土地注册处目前透过遍布全港的九个分区办事处提供注册服务,每所注册处只为所属地区的文件办理注册,而文件必须送交该物业所在的注册处办理注册。然而,中央注册系统实施后,所有文件 (不论物业所在地点) 都可送交客户服务中心办理注册。如文件涉及多个位于不同区域的物业,则交契人士只需填妥并交付一份注册摘要办理注册。

7. 注册摘要编号

7.1 在生效日期当日,本处会在实施中央注册系统之前交付的注册摘要的编号之前加上下述地区识别代号,供辨识和检索之用。

注册摘要编号
地 区 识 别 代 号 注 册 摘 要 编 号 涉 及
UB市区土地注册处
IS新界离岛土地注册处
N新界北区土地注册处
SK新界西贡土地注册处
ST新界沙田土地注册处
TM新界屯门土地注册处
TP新界大埔土地注册处
TW新界荃湾土地注册处
YL新界元朗土地注册处

7.2 每个地区识别代号代表现时九所注册处其中一所,并表示注册摘要是在该地区交付注册。连同注册摘要编号,地区识别代号会在土地登记册上显示。举例说,ST 123456 表示某注册摘要的编号为 123456,而该份注册摘要是在生效日期之前送交新界沙田土地注册处的。

7.3 土地注册处会为在生效日期当日或之后收到的注册摘要,顺序编配新的编号。每份注册摘要都会获编配一个包含14个数字的独有注册摘要编号,该 14 个数字的号码由四组数字组成 (例如AAAAAABBBBCCCX),首三组数字包含 13 个数字,记录收到每份注册摘要的确实次序。每一组数字说明一份特定注册摘要的某项收件次序细节,数字的含义如下,

(a) 首 6 个数字 (即 AAAAAA) 代表收到注册摘要的日期,该日期是以数字格式显示 (按年、月、日显示,即分别为年份,月份及日子;每项包含两个数字)。
(b) 接着的 4 个数字 (第 7 至包括第 10 个数字,即 BBBB) 记录该日收到的每批注册摘要的次序。
(c) 随后的 3 个数字 (第 11 至包括第 13 个数字,即 CCC) 代表每批注册摘要内各份注册摘要的次序。

第 14 个数字 (即 X) 是核对数字,供核对之用,与收件次序无关。这些数字之间并无空间或长划符号。

7.4 举例说,某注册摘要编号为 05120100010019,"051201" 代表收到按年、月、日编排的注册摘要的日期。所有在 2005 年 12 月 1 日收到的注册摘要的编号,都会由 "051201" 开始。接着的四个数字则显示土地注册处每日收到的每批注册摘要的次序,在上述例子,"0001" 的意思是指该份注册摘要属于在 2005 年 12 月 1 日当天收到的第一批注册摘要。接着的三个数字进一步识辨每批注册摘要内各份注册摘要的次序,因此,在上述例子,该批注册摘要的第一份注册摘要的编号获编定为 "001"。例子最后的数字,即 "9" 是核对数字,核对数字会因应不同注册摘要编号而有所改变。

8. 缴付注册费及付款表格

8.1 当中央注册系统开始投入运作时,我们会在客户服务中心提供一站式服务,以便简化收契及付款手续。客户呈交注册摘要办理注册后,服务柜位会根据客户在注册摘要表格填写的款额收取注册费,客户无需先行另外在付款柜位缴费。客户会获发正式收据,收据除了显示已收取的款额外,还显示注册摘要表格上预先列印的序号及所交付的注册摘要的注册摘要编号。基于程序改动,市区土地注册处及新界土地注册处现时使用的注册费付款表格将会停止使用。为避免在交付文书前意外混乱文书次序,交契人士应表列正确的交付次序以备参考。

9. 附连于文件的图则

9.1 目前,交付注册的文件所述及和附连或批注的任何图则副本,都必须附连于与文件一并递交的注册摘要。实施中央注册系统后,如图则属A3或较少尺寸,便无需再提供图则的副本,只有大于A3尺寸的图则副本仍须附于注册摘要。客户应紧记,根据《土地注册规例》第8条,除非在其情况得到土地注册处许可下,否则附连或批注于文件的图则必须是A4尺寸。为了达到最佳之电子影像处理效果,请呈交纸质图则而非塑料或亚麻布图则供本处处理。

10. 注册证明书

10.1 目前,土地注册处处长须签署一份注册证明书,以完成文件的注册手续。为提高服务质素和安全性,在新系统下,土地注册处处长将发出载有印刷签署的证明书。证明书会印在载有彩色土地注册处标志的安全标签上。

11. 交还及重新呈递被中止注册的文件

11.1 中央注册系统实施后,交契人士将不须到土地注册处领回被中止注册的文件。被中止注册的文件会按注册摘要注明的律师代号,由传递公司或以邮递交还有关的交契人士,也可应交契人士的特别要求,安排他们亲身领取某特定文件。

11.2 本处亦会在客户服务中心设立指定柜位,作交付重新呈递之「中止注册契约」及杂项服务之用。

12. 律师代号

12.1 本处会编配一套新的客户代号,取代现时的律师代号。客户会个别获通知新的代号。

 

注册摘要表格

13. 土地注册处处长订明的新注册摘要表格

13.1 为改善本处的服务质素,我们设计了新的注册摘要表格。该表格是新的一站式收契服务不可或缺的部分。在生效日期前约一个月,土地注册处会在部门网页上提供填写新表格的指引。新表格摘要说明载于附录 2,以供参考。

13.2 土地注册处处长根据《土地注册规例》第 (5) (1) 条,订明新注册摘要表格,并于《土地注册(修订)条例》生效日期前在香港政府宪报刊登。由生效日期起应使用新表格递交文件以办理注册,所有现行的注册摘要表格将于同日作废。

13.3 应留意《土地注册(修订)条例》订明使用的注册摘要表格必须由土地注册处提供。每页表格都顺序编定序号,以便记录收件次序。交契人士不可自行印制或影印表格使用,并非由土地注册处提供的注册摘要表格不会获接纳,而且文件会被中止注册。土地注册处已安排印制新表格,并会在生效日期前在金钟道政府合署 19 楼及任何一所新界土地注册处发售。每本表册备有 100 页表格,售价港币 15 元。本处稍后会发出有关发售新表格的通知。

13.4 客户应尽量避免储存过量现行表格。在生效日期后,本处会安排以土地注册处提供的完整旧表册交换新表册。散页的旧表格将不会安排退回款项。

14. 在注册摘要表格使用的物业参考编号

14.1 当中央注册系统投入运作时,土地注册处会为每一个土地登记册编配一个独有的8数位识别编号,称为物业参考编号。土地登记册会显示物业参考编号,以便容易识别和快捷检索土地纪录。客户可透过由客户服务中心的谘询柜位提供的电子索引,免费取得任何物业的物业参考编号。此项措施将于生效日期当日可供使用。

14.2 交契一方根据新程序交付注册摘要办理注册时,必须在注册摘要内「物业参考编号」的空格内注明有关物业的物业参考编号。由于现存的土地纪录没有提供物业参考编号,因此,在「综合注册资讯系统」运作初期,交契人士填写物业参考编号时会遇到困难。为此,本处会由生效日期起计给予两个月宽限期,在宽限期期间,如注册摘要的其他事项已经填妥,即使并没有在注册摘要注明已知悉的物业参考编号,土地注册处也不会中止为该注册摘要办理注册。然而,在宽限期过后,没有注明物业参考编号的注册摘要会被中止注册。

14.3 当客户使用「综合注册资讯系统」时,物业参考编号可作为另一个搜寻键,在互联网或自助查册终端机进行查册。使用物业参考编号可简化和加快查册过程。

15. 在注册摘要注明物业的中文地址

15.1 《土地注册(修订)条例》提供在注册摘要表格注明中文地址,由此,土地登记册会相应记载中文地址。为方便交契人士在注册摘要表格填写中文地址,本处网页载有有关指南 (网址:http://www.landreg.gov.hk)。一般来说,差饷物业估价署署长发出的缴付差饷通知书,是参考物业中文地址的可靠依据。

 

土地登记册

16. 「综合注册资讯系统」提供的电脑土地登记册

16.1 「综合注册资讯系统」会改良土地登记册的样式,每个登记册都会显示独有的物业参考编号供识别。如备有物业的中文地址和各方的中文姓名或名称,登记册便会载入这些资料,如未能提供业主的中文姓名或物业的中文地址,则登记册的相关栏目会以长划符号表示,而英文姓名及地址亦然。登记册的新格式样本载于附录 3,以供参考。

16.2 相对于现时以 11 寸 x 15 寸电脑纸张连续编印的登记册,日后由土地注册处提供的每个登记册,都会列印在 A4 尺寸的普通活页纸张上。登记册每页都载有印制编号、页码、物业参考编号及列印日期等项目,以提供更佳的保安控制。

16.3 土地登记册的核证副本会用防伪的 A4 尺寸活页纸张列印。核证副本的页面会以机印载有印刷签名的核证条文。

17. 涉及市区土地注册处及新界荃湾土地注册处备存的登记册的楼宇

17.1 现时有数幢楼宇同位于市区和荃湾地段,而市区土地注册处和新界荃湾土地注册处都各自为这些楼宇保存登记册,查册人士也许需要查阅两套登记册才可取得有关物业的完整土地纪录。这些楼宇的地址及名称载于附录 4。新系统实施时,土地注册处会为上述每幢楼宇开立一套新的登记册,并且封存两所注册处备存的原有登记册。上述两个旧登记册内涉及同一物业的所有注册摘要,都会转移至有关的新的登记册。在新的登记册,有关的注册摘要的次序会由为该等注册摘要办理注册的地区编排,而不是以收件日期编排。涉及的登记册会附注解释有关的更改。

 

「综合注册资讯系统」网上服务

18. 「综合注册资讯系统」提供的网上服务

18.1 「综合注册资讯系统」会为本处客户提供遥距查册服务,以取代「直接查册服务」。「综合注册资讯系统」会透过互联网提供网上服务。任何人士透过互联网服务都可使用「综合注册资讯系统」网上服务,政府部门的用户可透过政府网络使用服务。客户可直接在网址http://www.iris.gov.hk 或土地注册处的网站 (网址:http://www.landreg.gov.hk) 的超连结上取得网上服务。

18.2 「综合注册资讯系统」网上服务可以透过登记成为用户使用及在有需要时才按次使用。「综合注册资讯系统」登记用户服务为经常使用服务的用户提供方便,包括安排每月发单,以及按帐户列明每月交易的细节和其他好处。而按次使用服务的人士,可以 VISA 卡、万事达卡及缴费灵在网上缴费,方便在办公室及家中使用。此外,遥距查册服务的办公时间会延长至每日 16 小时,每星期七天 (每天早上 8 时 30 分至凌晨 12 时 30 分,包括星期日及公众假期)。

18.3 土地注册处网页会提供「综合注册资讯系统」网上服务的使用方法和逐步示范,也会向登记用户提供自学套件光碟供参考和培训之用,而承办商亦会安排收费之课室培训,报名邀请将于稍后发出。土地注册处会在「综合注册资讯系统」投入运作后,继续向本处网上客户提供电话支援服务。

19. 为「直接查册服务」用户提供过渡安排

19.1 土地注册处会在「综合注册资讯系统」投入服务前,向每名「直接查册服务」的登记用户发信列明新的条款和条件,邀请他们把帐户转至「综合注册资讯系统」网上服务。如得到用户的同意,土地注册处将会把他们的「直接查册服务」帐户转至新的网上帐户。我们会为使用「综合注册资讯系统」网上服务的登记用户编配一套新的登入编号和密码,并会于稍后个别通知登记用户在过渡期的特定安排。我们已另外告知政府部门用户有关网络接连的安排。

 

在土地注册处的查册服务

20. 查册票

20.1 在「综合注册资讯系统」的运作,柜位查册服务的客户不须购买查册票以订购电脑土地登记册及查阅其他土地纪录,各项费用可以现金,支票,易办事,VISA卡及万事达卡在服务柜位缴交。客户在未来数月不宜积存查册票,现行的储值查册票在生效日期后不会出售或接受,先前售出的查册票的退款安排将于稍后公布。

 

查询

21. 如有查询,请致电 2867 2882 (现更改为 3105 0000) 与本处客户服务经理林谢淑仪女士(现更改为蔡绣文女士)联络或电邮本处 (电邮地址:csa@landreg.gov.hk)

 

Kim Salkeld's signature

署理土地注册处处长李何玉卿