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管制人員環保報告

1. 引言

1.1 本報告闡明本處的環保目標、政策和指標,並詳述本處在2020年期間如何管理我們的業務營運,以盡量減低其對環境所造成的影響。

 

2. 業務營運

2.1 本處的主要業務包括為土地文件辦理註冊、提供設施予公眾人士查閱土地登記冊及土地紀錄、提供土地紀錄的副本,以及為土地紀錄副本作出核證。在接獲客戶遞交註冊的紙本文件後,我們會開設或更新有關電腦土地登記冊,並將有關紙本文件掃描為影像紀錄。此外,我們亦會為大廈業主立案法團辦理註冊,以及提供相關的存檔和查閱服務。

2.2 本處現有員工約600名。我們大多數的辦事處均設於香港金鐘金鐘道政府合署(包括客戶服務中心),為公眾人士提供全面的土地註冊及查冊服務,並為業主立案法團辦理註冊事宜,以及把立案法團的紀錄存檔和提供查閱服務。此外,我們亦有個位於其他政府合署或商業大廈的外駐辦事處。

 

3. 部門運作帶來的環境影響

3.1 鑑於本處的業務主要以辦公室為本,本處的運作對環境造成的影響,大部分來自電力和紙張的耗用。電力主要用於操作電腦系統及為員工,以及為客戶提供舒適的辦公室環境;紙張則主要用於列印土地紀錄的副本和影印土地文件。



4. 環保目標和政策

4.1 本處致力提倡環保,並設立相關的環保目標,盡量減少耗用紙張、能源、各種辦公室物料和天然資源。現把我們由1997年起採用的環保政策臚列如下:

  • 「減少使用」、「廢物利用」、「循環再造」及「替代使用」 - 我們盡可能減少紙張的日常消耗、將廢物加以利用、採取措施讓廢紙循環再造、鼓勵採用電子文檔,以及以較符合環保原則的產品作替代。

  • 有效地使用各種資源和能源 - 我們鼓勵員工善用天然資源,以及盡可能在辦公室裝設節能系統。

  • 遵從守則 - 我們制定了一套環保內務管理守則,以減低部門日常運作對環境造成的影響,以及保障員工的健康和福祉。我們透過實施一套三層的環保管理系統,盡力確保守則得以遵從。

  • 持續改進 - 我們透過進行定期評估,以及推行新的環保措施及做法,持續提升本處的環保表現。

  • 加強交流溝通 - 我們定期與員工作交流溝通,確保他們認識其保護環境的責任;此外,我們亦鼓勵員工參與各種環保活動及環保審核工作。

4.2 為推行本處的環保政策,我們建立了一套三層的環保管理系統,由土地註冊處經理擔任「環保經理」,負責監督整個系統的運作,以及監察部門的環保表現。在執行的層面上,我們設立了一個「環保工作小組」(由部門主任秘書領導,成員包括來自不同辦公室的代表),負責制訂和推行各項環保措施、管理環保審核工作,以及制定環保目標。在前線方面,我們在不同部組委任了「環保職安主任」,負責查核員工有否遵從部門的環保政策及守則、推行各項環保措施、鼓勵員工採取最佳環保做法,以及提高大家的環保意識。下圖說明本處環保管理系統的運作情況。

土地註冊處環保管理系統



土地註冊處
環保管理系統

土地註冊處致力持續改善部門的環保表現。部門設有環境管理系統,環保工作小組和環保職安主任協助環保經理:

  • 制定環保政策及環保內務管理守則,以及鼓勵員工採取良好的環保做法;
  • 制定環保目標和指標;
  • 制定和實施環保措施;
  • 管理環保審核工作;以及
  • 檢討環保措施的成效及提出改善建議。

5. 採取的環保措施

5.1 鑑於本處的業務是以辦公室為本,我們一直推行下列各種環保措施,以應對業務營運對環境造成的影響 :

(A) 減少製造廢物

  • 推出多套電腦系統以提升電子服務,藉此方便以電子方式進行土地文件的處理、掃描、索引、儲存和查閱;

  • 在切實可行的範圍內以軟複本形式製備報告;

  • 採用並鼓勵員工使用各種不同的電子渠道作內部及對外通訊,例如電子假期申請系統、數碼圖書館服務系統、《土地註冊處員工通訊》電子版、《培訓組通訊》電子版、部門會議設施電子預約系統和知識管理系統;

  • 遵從良好的環保做法,例如在切實可行的範圍內使用紙張兩面、使用只用過一面的紙張草擬文件、以軟複本形式製備草稿、在一張紙列印多頁、列印前先預覽文件、盡量減少列印和影印、傳真時無需附加面頁或編印傳真日誌,並使用「節省噴墨」功能和充電池;

  • 為辦公室茶水房購置可供同事重用的餐具,供同事於辦公室茶水房使用;以及

  • 為參與部門活動的同事提供一套可重用的餐具,以減少塑膠廢物。

(B) 節省資源及循環再用

  • 使用節能裝置及實施管控措施,例如使用T-5光管、為室內照明和水龍頭安裝動作感應器、為辦公室設備如蒸餾水機加裝自動時間開關,以及採用辦公室分區照明措施;

  • 採用開敞式設計辦公室,以減少耗用物料、盡量利用天然光線及加強通風效果;

  • 鼓勵員工在來回上下樓層的辦事處時使用樓梯而棄用升降機,在辦公時間內使用省電模式以及把照明、辦公室/電腦設備及電器在無需使用時或在辦公時間結束後關掉;

  • 提醒同事節約用水;

  • 定期收集可循環再造的廢棄物料,例如舊報紙、辦公室廢紙和打印機碳粉盒;以及

  • 於每個辦事處樓層擺放特設的回收箱,把可供循環再造的廢物在源頭分類,以便收集。

(C) 空氣質素管理

  • 參加由環境保護署(環保署)舉辦的「辦公室及公眾場所室內空氣質素檢定計劃」。

(D) 提升員工的環保意識

  • 在內聯網上及辦公室當眼位置展示部門的環保政策、環保內務管理守則及良好的環保做法,以宣揚本處的環保目標及鼓勵員工積極參與;

  • 在內聯網上備存一個環保專題資料夾,提供各項相關資料、有關部門指引及有用連結,供員工參考;

  • 透過每季的資源耗用統計資料及電子版《土地註冊處員工通訊》,向員工公布部門在環保方面的最新表現,以及為員工提供最新的環保貼士;

  • 在辦公時間及下班後突擊巡查各辦事處,以確保各員工遵從部門所制定的各項環保指引;以及

  • 鼓勵員工參與環保講座及活動,並向環保職安主任報告有欠妥善之處。

(E) 進行環保審核

  • 推行環保審核機制,以查核員工有否遵行部門的環保政策及守則,並查找可改善的地方。

(F) 環保採購

  • 在切實可行的範圍內採購符合環保原則的產品,例如不含木質及可循環再用的紙、可重複使用的打印機碳粉盒、不含氯氟烴的雪櫃、有能源效益標籤的電器和各種可添補的文具;

  • 在本處辦事處的清潔合約中加入環保指引,要求承辦商實行一些環保做法,例如使用環保清潔產品,並在其工作過程中節約用水和能源;以及

  • 邀請報價和招標時,在切實可行的範圍內採用環保署就指定產品及服務公布的環保規格/規定。

(G) 綠化辦公室環境

  • 在工作間禁止吸煙;

  • 在工作間使用空氣清新機,改善空氣質素;

  • 定期清洗氣槽,保持空氣流通;

  • 把會產生噪音滋擾的設施放置在密封的地方;以及

  • 用綠色植物佈置辦公室。

 

6. 環保表現

6.1 為使本處的業務營運符合環保原則,我們致力提升電子服務。主要的提升項目包括:

  • 於2005年2月推出「綜合註冊資訊系統」,容許客戶透過互聯網進行網上查冊,以及在有需要時透過自己的電腦進行訂購及打印/下載有關土地紀錄的副本。

  • 本處分別在1999年及2000年把載錄市區物業資料的兩冊街道索引及新界地段/地址對照表(對照表) 輯錄成光碟,客戶可快速及方便地透過自己的電腦查閱所需資料,從而節省打印所用紙張。由2011年6月起,我們把街道索引及對照表的網上版上載至本處網站,供公眾人士透過本處網站或「綜合註冊資訊系統」網上服務的超連結到本處網站免費瀏覽。

  • 由2007年11月起,我們已把電子註冊摘要表格上載至本處網站以供免費下載。此舉有助註冊流程自動化及提升註冊的準確度,並能節省紙張。

  • 由2007年起,本處「綜合註冊資訊系統」自動產生的不同種類報告均以軟複本形式製備。現時,軟複本報告的數目已佔「綜合註冊資訊系統」報告總數的98%。此外,業權報告服務的一些主要用戶已轉為收取報告的軟複本;而本處亦由2007年起以電郵取代磁碟方式,向所有登記用戶發送註冊摘要日誌和按揭註冊摘要月誌資料檔案。

  • 本處於2019年1月14日起為認可機構提供的電子提示服務開設第一階段電子渠道,認可機構的登記用戶除了可親身或以郵寄/速遞形式向土地註冊處提交服務訂單申請外,還可經電子渠道網頁提交申請。第二階段的電子渠道項目亦於2020年7月20日推出,本處把經網上提交申請的服務擴展至其他服務項目,包括為用戶開立分行賬戶,轉移或終止服務訂單等。為提升用戶的服務體驗,電子渠道亦新增更多用戶功能,包括帳戶資料管理及查詢等。不少認可機構的登記用戶已轉用電子渠道遞交服務申請。

6.2 自從本處進行上文第6.1段所述的提升項目後,本處電子服務的使用率大為增加。

(A) 「綜合註冊資訊系統網上服務」的使用量

「綜合註冊資訊系統」的使用量
 200612020
「綜合註冊資訊系統網上服務」的登記用戶數目6041,432
土地登記冊的查閱宗數430 萬548 萬
透過「綜合註冊資訊系統網上服務」查閱土地登記冊宗數 (佔總查閱宗數的百分比)371 萬
(86%)
526 萬
(96%)
訂購土地文件副本的宗數78 萬88 萬
透過「綜合註冊資訊系統網上服務」訂購土地文件副本的宗數(佔總訂購量的百分比)60 萬
(76.9%)
74 萬
(84%)

(B) 電子註冊摘要表格的使用量

電子註冊摘要表格的使用量
 200822020
以電子註冊摘要表格遞交本處註冊文件的百分比逾40%逾 73%

(C) 供認可機構訂購電子提示服務開設的電子渠道使用量

供認可機構訂購電子提示服務開設的電子渠道使用量
 20203
經電子渠道向本處提交服務訂單申請的百分比逾 85%
1本處於2005年2月推行「綜合註冊資訊系統」。由於在2006年才備有首個全年統計數字,因此以該年作為比較的基線年份。
2電子註冊摘要表格於2007年11月推出,在2008年才備有首個全年統計數字。
3本處分別於2019年1月14日及2020年7月20日起為認可機構提供的電子提示服務開設第一及第二階段電子渠道。


6.3 我們在過去14年的用紙量和用電量也大大減少。

用紙量和用電量
 20062020
用紙量 (以叠計)41,74512,953
(比2006年減少69% )
用電量 (以度計)1,849,175574,528
(比2006年減少69% )

6.4 在2020年,本處位於一號九龍的辦事處獲得「辦公室及公眾場所室內空氣質素檢定計劃」的「越」級別認證,金鐘道政府合署的辦事處及個外駐辦事處獲得「良好」級別認證。

 

7. 2021年的環保目標

7.1 在2021年,本處會:

  • 採用現行方法並採取一些新環保措施,以繼續減少用紙量;

  • 繼續採取現行的節能措施,並繼續探求新的節能方法;

  • 繼續鼓勵員工減少廢物,採用回收再造產品和採取良好的環保做法;

  • 繼續舉辦相關活動/培訓,以加強員工的環保意識;

  • 繼續研究切實可行的環保內務管理和採購方法,以減少廢物及資源耗用;以及

  • 繼續進行各辦事處的環保審核,查找可進一步改進之處;

 

8. 意見及建議

8.1 如有任何意見及建議,請以電郵(ds@landreg.gov.hk)或郵寄(地址:香港金鐘道66號金鐘道政府合署28樓)方式送交土地註冊處環保經理或部門主任秘書。為節約用紙,本報告僅製備軟複本。



土地註冊處
2021年5月