年報 2001 - 2002

土地註冊處以優質服務作為我們的任務重點。我們的資訊科技系統發展完備，並將與最尖端的科技系統看齊。此外，本處的人力資源發展，正好反映我們能夠關注員工和客戶的需要。

土地註冊處旨在為香港提供最優質的服務。在二零零一至零二年度，物業市場疲弱，導致本處大部分服務的需求下降。然而，本處繼續拓展服務範圍和提升質素，並檢討營運守則，以提升效率，讓客戶以較低的費用享用本處的服務。今年，我們將檢討客戶服務準則，以確定進一步提升服務質素的機會及目標。

發展計劃及新增服務

土地註冊系統

土地註冊系統是土地註冊處儲存過去及現時物業資料的全電腦化系統，包括業主姓名和物業轇轕等資料。這個系統已獲提升，增加有關暫止註冊契約的資料。

直接查冊服務

本處於一九九四年推出「直接查冊服務」，讓客戶更有效地透過聯機進行土地查冊。目前，透過這項服務進行土地查冊佔總查冊量的八成，而索取土地文件副本的申請亦佔總數的百分之七十五。在過去一年，土地註冊處把領取土地文件的服務擴展至轄下新界各分區辦事處，為客戶提供更便利的服務。

文件影像處理系統

「文件影像處理系統」是全電腦化的土地文件儲存和檢索系統。本處持續提升資訊科技，故於二零零一年十一月為系統伺服器增加磁盤和記憶體，以加強系統的服務性能。

街道索引光碟

首版的「街道索引」於十九世紀編製。在二零零一至零二年度，本處以光碟形式出版第三十四版「街道索引」。光碟載有「港島、九龍及新九龍的街道、樓宇門牌號數和地段索引」，市民可利用樓宇地址及其相關的地段號碼翻查市區的土地紀錄。第三十四版「街道索引」共增錄十四條新街道和一百一十六條新增地段 ╱分段 ╱小分段。

本處擬進一步增強「街道索引」的內容，新一版索引會加載大廈的中文名稱，方便客戶檢索資料。

新界地段 ／地址對照表光碟

本處於二零零一至零二年度出版第二版「新界地段 ╱地址對照表」光碟，方便客戶查閱新界物業的地址、樓宇名稱和地段號碼。第二版對照表共增錄四十四條新街道和一千四百三十六條新增地段 ╱分段 ╱小分段。此外，對照表更加載街道的中文名稱，使內容更趨完備。

彩色圖則影像處理

本處為提升服務質素及完成資料數碼化計劃，現正致力將所有圖則轉換為電子彩色影像。

「彩色圖則影像處理」計劃已於二零零二年三月展開，預計需時約九個月完成。本處正按地區為所有註冊圖則進行轉換。「彩色圖則影像處理」計劃可以減省儲存空間和人手成本，並能更穩妥儲存文件及提高圖則副本的質素，客戶又可更迅速地索取彩色圖則副本。然而，本處不會因改善這項服務而增加收費。

按業務劃分「直接查冊服務」客戶類別

截至二零零二年三月三十一曰「直接查冊服務」客戶總數：507

部門運作及客戶為本服務

土地註冊處的主要服務如下：

• 辦理土地文件註冊；
  
• 提供查閱土地登記冊及土地紀錄的服務；
  
• 提供土地紀錄副本；以及
  
• 辦理土地紀錄副本認證。
  
  

工作效率

在二零零一至零二年度送交本處註冊的文件中，共百分之十四點八（即八萬九千七百三十三份）為樓宇買賣合約，較上年度增加百分之四點一。一般而言，這類合約的數量是反映物業市場交投情況的重要指標。

二零零一至零二年度每月送交本處註冊的樓宇買賣合約數目

送交本處註冊的樓宇買賣合約數目

在二零零一至零二財政年度，送交本處註冊的土地文件共六十萬四千四百一十九份，較上年度下跌百分之七點四，而本處於每個工作天平均為二千二百六十八份文件辦理註冊。

二零零一至零二年度送交本處註冊的土地文件類別

二零零一至零二年度每月送交本處註冊的土地文件數目

送　交　本　處　註　冊　的　文　件　數　目

在二零零一至零二年度，本港的登記業主增加百分之四點八。登記業主包括公司及個人。

業　主　數　目

在二零零一至零二年度，土地登記冊及土地紀錄的查冊數目共三百四十九萬八千四百六十二宗，較上年度下跌百分之四點六，其中百分之八十九的查冊客戶來自私營機構，包括律師行及地產代理。本處每個工作天平均處理一萬三千一百三十宗查冊。

土地登記冊及土地紀錄查冊數目

本處於一九九四年九月十五日推出直接查冊服務。目前，透過聯機查閱土地登記冊及土地紀錄佔總查冊量的百分之七十六點三。

土地登記冊及土地紀錄查冊類別

* 「直接查冊服務」在一九九四年九月首先推出市區物業的查冊服務，該服務在一九九五年三月至一九九七年四月期間逐步推展至新界區物業。

在二零零一至零二年度，本處經櫃位查冊與「直接查冊服務」遙距訂購服務向客戶提供四十四萬九千零五十九份土地文件的影像本及影印本，較二零零零至零一年度減少百分之五點九。

提供土地紀錄的影像本、縮微副本及影印本數目

土地註冊處在本年度辦理認證的土地紀錄副本，較二零零零至零一年度減少百分之六點二。

認證土地紀錄副本的數目

土地註冊處管理層

服務承諾

土地註冊處在一九九三年首次實施「服務承諾」計劃，並於每年進行檢討及定期制訂更高的指標。在二零零一至零二年度，本處提高了以下服務標準；

• 提供電腦土地登記冊認證副本 - 新服務標準為半天以內；二零零零至零一年度為一天，而一九九三年則需時八天；
  
• 透過「直接查冊服務」提供電腦土地登記冊認證副本 - 從二零零零至零一年度的三天，縮短至兩天半；以及
  
• 提供不連圖則的影像文件認證副本 - 從二零零零至零一年度的五天，縮短至三天。

本處成功達致或超出二零零一至零二年度所訂的所有服務標準。

本處設有分別由公營和私營機構代表組成的客戶聯絡小組，聯同土地註冊處多個內部委員會，協助監察本處的工作表現。

以客為本

本處設有「管理及客戶服務部」，專責策劃及統籌客戶服務方面的工作。我們訂定的目標如下：

• 確保為客戶提供物有所值的優質服務；
  
• 主動與客戶保持聯絡，使他們在使用本處服務時倍感方便；
  
• 使現有客戶和準客戶充分了解本處的服務、活動及╱或與他們有關的改革計劃；
  
• 預見和了解客戶的需要和期望；
  
• 確保採取迅速和積極的行動，以滿足客戶的需求；以及
  
• 推廣利便商業的服務文化。

拓展人力資源

人手編制

本處採取靈活的人力資源政策，致力為市民提供最優質的服務。在這個政策下，本處會因應不時改變的運作需要而妥善調配人手，並以非公務員合約僱員輔助現有的五百二十名常額人員，以確保部門的靈活性。本處透過聘用非公務員合約僱員，以迅捷的方式應付營運或業務需要轉變之餘，也能達致控制成本的目標。

員工發展及培訓

本處積極為員工制訂周年培訓計劃，作為各項培訓與發展活動的藍本。本處是率先推行周年培訓計劃的政府部門，香港特區政府在二零零一年採用本處的培訓與發展計劃作為典範，刊製《擬備部門培訓發展計劃指南》，供所有政府部門參考。

在二零零一至零二年度，本處以「面對轉變：維持學習動力，配合部門文化」作為員工培訓的主題。這個主題計劃是透過多元化（個人、團隊及機構）的層面，在處內培養持續學習的文化。

除主題發展計劃外，本處亦繼續為員工提供技術的培訓。在二零零一至零二年度，本處逾百分之八十的員工曾修讀不同形式的資訊科技╱電腦培訓課程。在二零零一年，本處參加公務員培訓處舉辦的「『署處學』最踴躍參與網上學習部門競選」，並獲頒發金獎。

正如我們在「價值為本」部分所述，本處正為推行策略計劃及「綜合註冊資訊系統」而需進行的人力資源管理改革作好準備。在二零零一至零二年度，本處已建立嶄新的組織架構，以配合有關的轉變。

為準備推行策略計劃，本處已委任三十六名員工為改革協作人員，職責包括參與整個改革程序，以及協助管職人員之間迅速傳達有關改革的意見和資訊。本處在年內曾經安排改革協作人員參觀香港生產力促進局及香港郵政，以了解這兩個機構近期在提升優質服務方面的發展。

管理創議

為提升本處員工的工作能力，並維持最高表現和服務水平，本處已於二零零一年九月檢討和修訂《查冊服務員工手冊》。

本處在年內精簡管理架構，各分部主管需監察其轄下的個別預算單元的財政狀況，藉此提高問責職能。各分部主管也獲授權採取適當的措施，以達致 預定的目標。

員工關係

本處深明職管雙方的有效溝通是確保優質客戶服務的關鍵。因此，本處致力促進各級員工之間的溝通。本處將在二零零二至零三年度檢討工作表現評核程序，集中加強對員工的指導，並促進員工之間的溝通。

環境管理和環境改善工作

本處致力減少用紙和其他物料，同時減少製造廢物。在二零零一至零二年度，本處的紙張消耗量減省百分之四，而廢物量更大幅減少百分之二十五。此外，本處將街道索引用戶指南從紙張形式轉為光碟版本，亦有助節省資源。

市民可透過本處網站www.info.gov.hk/landreg 查閱二零零一至零二年度「管制人員環境報告」。