土 地 註 冊 處 通 函 第 2/04 號

二零零四年十一月二十六日


2005 年 2 月 實 施 的 中 央 註 冊 系 統 的
各 項 運 作 細 節 和 程 序 上 的 更 改

目的

土地註冊處的組織架構及業務運作程序將有所改變,本通告旨在預先通知客戶各項更改和可能對他們造成影響的新安排。

背景

1. 為對客戶提供更佳的服務,土地註冊處不久會實施中央註冊系統,現時運作的九個註冊處將合併為一個註冊處,為全港土地物業提供註冊服務,在金鐘道政府合署 19 樓,本處設置了客戶服務中心提供方便的查冊、送交契據及業主立案法團服務。在新的系統下-

請參考附錄 1 上列載的本處在實施中央註冊後的辦事處地址。

2. 在 2002 年 7 月通過的《土地註冊(修訂)條例》為上述改變提供法律依據,這項條例的其餘部分的生效日期和何時推出中央註冊系統方面,須待土地註冊處把舊有的資訊科技系統更換後才可落實。為此,本處現正開發「綜合註冊資訊系統」,該系統的開發工作現已完成,並即將進入投入服務的最後準備階段。

3. 預期列明《土地註冊(修訂)條例》其餘部分生效日期的生效公告很快便會發出,在公告得到立法會批准,「綜合註冊資訊系統」將投入服務及中央註冊系統會開始運作。預計這個日期是 2005 年 2 月 12 日。

4. 本處會在接近生效日期前發出通告,告知客戶確實的生效日期及相關安排。

5. 當中央註冊系統投入運作時,各項程序上的具體更改及本處將引入的服務,表列如下。如要較詳盡了解各項更改的細節,可依段落號碼參考有關段落。

與中央註冊系統有關的程序上的更改
與 中 央 註 冊 系 統 有 關 的 程 序 上 的 更 改
段 落 事 項 重 點
註 冊 服 務
6 交付文書辦理註冊 所有文書須交付客戶服務中心
7 註冊摘要編號 地區識別代號及包含 14 個數字的新註冊摘要編號
8 繳付註冊費 一站式同時收取註冊費和交付文件
9 附連於文件的圖則 除了大於 A3 尺寸的圖則外,無須再把圖則的複本附於註冊摘要
10 註冊證明書 載有機印簽署的註冊證明書
11 把「暫止註冊契約」交還交契人士 「暫止註冊契約」由傳遞公司或以郵寄交還,取代親身領取的安排
12 律師代號 客戶將會獲告知新的客戶代號
註 冊 摘 要
13 新的註冊摘要表格 使用新的註冊摘要表格及交換舊的表冊
14 物業參考編號 查詢物業參考編號,並在註冊摘要表格加以註明
15 物業的中文地址 在註冊摘要表格填寫中文地址
土 地 登 記 冊
16 電腦土地登記冊 土地登記冊將以新的樣式列印在 A4 紙張;核證副本列印於防偽紙張上,載有機印簽署
17 同位於市區及荃灣地段的樓宇 每一個有關物業的現存登記冊,都會同轉載至單一的新登記冊
「綜 合 註 冊 資 訊 系 統」網 上 服 務
18 網上服務 透過互聯網提供網上服務
19 「直接查冊服務」登記用戶的過渡安排 把「直接查冊服務」帳戶轉至新的「綜合註冊資訊系統」網上服務
查 冊 服 務
20 查冊票 停止發售查冊票

註冊服務

6. 交付文件辦理註冊

6.1 土地註冊處目前透過遍佈全港的九個分區辦事處提供註冊服務,每所註冊處只為所屬地區的文件辦理註冊,而文件必須送交該物業所在的註冊處辦理註冊。然而,中央註冊系統實施後,所有文件 (不論物業所在地點) 都可送交客戶服務中心辦理註冊。如文件涉及多個位於不同區域的物業,則交契人士只需填妥並交付一份註冊摘要辦理註冊。

7. 註冊摘要編號

7.1 在生效日期當日,本處會在實施中央註冊系統之前交付的註冊摘要的編號之前加上下述地區識別代號,供辨識和檢索之用。

註冊摘要編號
地 區 識 別 代 號 註 冊 摘 要 編 號 涉 及
UB市區土地註冊處
IS新界離島土地註冊處
N新界北區土地註冊處
SK新界西貢土地註冊處
ST新界沙田土地註冊處
TM新界屯門土地註冊處
TP新界大埔土地註冊處
TW新界荃灣土地註冊處
YL新界元朗土地註冊處

7.2 每個地區識別代號代表現時九所註冊處其中一所,並表示註冊摘要是在該地區交付註冊。連同註冊摘要編號,地區識別代號會在土地登記冊上顯示。舉例說,ST 123456 表示某註冊摘要的編號為 123456,而該份註冊摘要是在生效日期之前送交新界沙田土地註冊處的。

7.3 土地註冊處會為在生效日期當日或之後收到的註冊摘要,順序編配新的編號。每份註冊摘要都會獲編配一個包含14個數字的獨有註冊摘要編號,該 14 個數字的號碼由四組數字組成 (例如AAAAAABBBBCCCX),首三組數字包含 13 個數字,記錄收到每份註冊摘要的確實次序。每一組數字說明一份特定註冊摘要的某項收件次序細節,數字的含義如下,

(a) 首 6 個數字 (即 AAAAAA) 代表收到註冊摘要的日期,該日期是以數字格式顯示 (按年、月、日顯示,即分別為年份,月份及日子;每項包含兩個數字)。
(b) 接着的 4 個數字 (第 7 至包括第 10 個數字,即 BBBB) 記錄該日收到的每批註冊摘要的次序。
(c) 隨後的 3 個數字 (第 11 至包括第 13 個數字,即 CCC) 代表每批註冊摘要內各份註冊摘要的次序。

第 14 個數字 (即 X) 是核對數字,供核對之用,與收件次序無關。這些數字之間並無空間或長劃符號。

7.4 舉例說,某註冊摘要編號為 05120100010019,"051201" 代表收到按年、月、日編排的註冊摘要的日期。所有在 2005 年 12 月 1 日收到的註冊摘要的編號,都會由 "051201" 開始。接着的四個數字則顯示土地註冊處每日收到的每批註冊摘要的次序,在上述例子,"0001" 的意思是指該份註冊摘要屬於在 2005 年 12 月 1 日當天收到的第一批註冊摘要。接着的三個數字進一步識辨每批註冊摘要內各份註冊摘要的次序,因此,在上述例子,該批註冊摘要的第一份註冊摘要的編號獲編定為 "001"。例子最後的數字,即 "9" 是核對數字,核對數字會因應不同註冊摘要編號而有所改變。

8. 繳付註冊費及付款表格

8.1 當中央註冊系統開始投入運作時,我們會在客戶服務中心提供一站式服務,以便簡化收契及付款手續。客戶呈交註冊摘要辦理註冊後,服務櫃位會根據客戶在註冊摘要表格填寫的款額收取註冊費,客戶無需先行另外在付款櫃位繳費。客戶會獲發正式收據,收據除了顯示已收取的款額外,還顯示註冊摘要表格上預先列印的序號及所交付的註冊摘要的註冊摘要編號。基於程序改動,市區土地註冊處及新界土地註冊處現時使用的註冊費付款表格將會停止使用。為避免在交付文書前意外混亂文書次序,交契人士應表列正確的交付次序以備參考。

9. 附連於文件的圖則

9.1 目前,交付註冊的文件所述及和附連或批註的任何圖則副本,都必須附連於與文件一併遞交的註冊摘要。實施中央註冊系統後,如圖則屬A3或較少尺寸,便無需再提供圖則的副本,只有大於A3尺寸的圖則副本仍須附於註冊摘要。客戶應緊記,根據《土地註冊規例》第8條,除非在其情況得到土地註冊處許可下,否則附連或批註於文件的圖則必須是A4尺寸。為了達到最佳之電子影像處理效果,請呈交紙質圖則而非塑料或亞麻布圖則供本處處理。

10. 註冊證明書

10.1 目前,土地註冊處處長須簽署一份註冊證明書,以完成文件的註冊手續。為提高服務質素和安全性,在新系統下,土地註冊處處長將發出載有印刷簽署的證明書。證明書會印在載有彩色土地註冊處標誌的安全標籤上。

11. 交還及重新呈遞被中止註冊的文件

11.1 中央註冊系統實施後,交契人士將不須到土地註冊處領回被中止註冊的文件。被中止註冊的文件會按註冊摘要註明的律師代號,由傳遞公司或以郵遞交還有關的交契人士,也可應交契人士的特別要求,安排他們親身領取某特定文件。

11.2 本處亦會在客戶服務中心設立指定櫃位,作交付重新呈遞之「暫止註冊契約」及雜項服務之用。

12. 律師代號

12.1 本處會編配一套新的客戶代號,取代現時的律師代號。客戶會個別獲通知新的代號。

註冊摘要表格

13. 土地註冊處處長訂明的新註冊摘要表格

13.1 為改善本處的服務質素,我們設計了新的註冊摘要表格。該表格是新的一站式收契服務不可或缺的部分。在生效日期前約一個月,土地註冊處會在部門網頁上提供填寫新表格的指引。新表格摘要說明載於附錄 2,以供參考。

13.2 土地註冊處處長根據《土地註冊規例》第 (5) (1) 條,訂明新註冊摘要表格,並於《土地註冊(修訂)條例》生效日期前在香港政府憲報刊登。由生效日期起應使用新表格遞交文件以辦理註冊,所有現行的註冊摘要表格將於同日作廢。

13.3 應留意《土地註冊(修訂)條例》訂明使用的註冊摘要表格必須由土地註冊處提供。每頁表格都順序編定序號,以便記錄收件次序。交契人士不可自行印製或影印表格使用,並非由土地註冊處提供的註冊摘要表格不會獲接納,而且文件會被中止註冊。土地註冊處已安排印製新表格,並會在生效日期前在金鐘道政府合署 19 樓及任何一所新界土地註冊處發售。每本表冊備有 100 頁表格,售價港幣 15 元。本處稍後會發出有關發售新表格的通知。

13.4 客戶應盡量避免儲存過量現行表格。在生效日期後,本處會安排以土地註冊處提供的完整舊表冊交換新表冊。散頁的舊表格將不會安排退回款項。

14. 在註冊摘要表格使用的物業參考編號

14.1 當中央註冊系統投入運作時,土地註冊處會為每一個土地登記冊編配一個獨有的8數位識別編號,稱為物業參考編號。土地登記冊會顯示物業參考編號,以便容易識別和快捷檢索土地紀錄。客戶可透過由客戶服務中心的諮詢櫃位提供的電子索引,免費取得任何物業的物業參考編號。此項措施將於生效日期當日可供使用。

14.2 交契一方根據新程序交付註冊摘要辦理註冊時,必須在註冊摘要內「物業參考編號」的空格內註明有關物業的物業參考編號。由於現存的土地紀錄沒有提供物業參考編號,因此,在「綜合註冊資訊系統」運作初期,交契人士填寫物業參考編號時會遇到困難。為此,本處會由生效日期起計給予兩個月寬限期,在寬限期期間,如註冊摘要的其他事項已經填妥,即使並沒有在註冊摘要註明已知悉的物業參考編號,土地註冊處也不會中止為該註冊摘要辦理註冊。然而,在寬限期過後,沒有註明物業參考編號的註冊摘要會被中止註冊。

14.3 當客戶使用「綜合註冊資訊系統」時,物業參考編號可作為另一個搜尋鍵,在互聯網或自助查冊終端機進行查冊。使用物業參考編號可簡化和加快查冊過程。

15. 在註冊摘要註明物業的中文地址

15.1 《土地註冊(修訂)條例》提供在註冊摘要表格註明中文地址,由此,土地登記冊會相應記載中文地址。為方便交契人士在註冊摘要表格填寫中文地址,本處網頁載有有關指南 (網址:http://www.landreg.gov.hk)。一般來說,差餉物業估價署署長發出的繳付差餉通知書,是參考物業中文地址的可靠依據。

土地登記冊

16. 「綜合註冊資訊系統」提供的電腦土地登記冊

16.1 「綜合註冊資訊系統」會改良土地登記冊的樣式,每個登記冊都會顯示獨有的物業參考編號供識別。如備有物業的中文地址和各方的中文姓名或名稱,登記冊便會載入這些資料,如未能提供業主的中文姓名或物業的中文地址,則登記冊的相關欄目會以長劃符號表示,而英文姓名及地址亦然。登記冊的新格式樣本載於附錄 3,以供參考。

16.2 相對於現時以 11 吋 x 15 吋電腦紙張連續編印的登記冊,日後由土地註冊處提供的每個登記冊,都會列印在 A4 尺寸的普通活頁紙張上。登記冊每頁都載有印製編號、頁碼、物業參考編號及列印日期等項目,以提供更佳的保安控制。

16.3 土地登記冊的核證副本會用防偽的 A4 尺寸活頁紙張列印。核證副本的頁面會以機印載有印刷簽名的核證條文。

17. 涉及市區土地註冊處及新界荃灣土地註冊處備存的登記冊的樓宇

17.1 現時有數幢樓宇同位於市區和荃灣地段,而市區土地註冊處和新界荃灣土地註冊處都各自為這些樓宇保存登記冊,查冊人士也許需要查閱兩套登記冊才可取得有關物業的完整土地紀錄。這些樓宇的地址及名稱載於附錄 4。新系統實施時,土地註冊處會為上述每幢樓宇開立一套新的登記冊,並且封存兩所註冊處備存的原有登記冊。上述兩個舊登記冊內涉及同一物業的所有註冊摘要,都會轉移至有關的新的登記冊。在新的登記冊,有關的註冊摘要的次序會由為該等註冊摘要辦理註冊的地區編排,而不是以收件日期編排。涉及的登記冊會附註解釋有關的更改。

「綜合註冊資訊系統」網上服務

18. 「綜合註冊資訊系統」提供的網上服務

18.1 「綜合註冊資訊系統」會為本處客戶提供遙距查冊服務,以取代「直接查冊服務」。「綜合註冊資訊系統」會透過互聯網提供網上服務。任何人士透過互聯網服務都可使用「綜合註冊資訊系統」網上服務,政府部門的用戶可透過政府網絡使用服務。客戶可直接在網址http://www.iris.gov.hk 或土地註冊處的網站 (網址:http://www.landreg.gov.hk) 的超連結上取得網上服務。

18.2 「綜合註冊資訊系統」網上服務可以透過登記成為用戶使用及在有需要時才按次使用。「綜合註冊資訊系統」登記用戶服務為經常使用服務的用戶提供方便,包括安排每月發單,以及按帳戶列明每月交易的細節和其他好處。而按次使用服務的人士,可以 VISA 卡、萬事達卡及繳費靈在網上繳費,方便在辦公室及家中使用。此外,遙距查冊服務的辦公時間會延長至每日 16 小時,每星期七天 (每天早上 8 時 30 分至凌晨 12 時 30 分,包括星期日及公眾假期)。

18.3 土地註冊處網頁會提供「綜合註冊資訊系統」網上服務的使用方法和逐步示範,也會向登記用戶提供自學套件光碟供參考和培訓之用,而承辦商亦會安排收費之課室培訓,報名邀請將於稍後發出。土地註冊處會在「綜合註冊資訊系統」投入運作後,繼續向本處網上客戶提供電話支援服務。

19. 為「直接查冊服務」用戶提供過渡安排

19.1 土地註冊處會在「綜合註冊資訊系統」投入服務前,向每名「直接查冊服務」的登記用戶發信列明新的條款和條件,邀請他們把帳戶轉至「綜合註冊資訊系統」網上服務。如得到用戶的同意,土地註冊處將會把他們的「直接查冊服務」帳戶轉至新的網上帳戶。我們會為使用「綜合註冊資訊系統」網上服務的登記用戶編配一套新的登入編號和密碼,並會於稍後個別通知登記用戶在過渡期的特定安排。我們已另外告知政府部門用戶有關網絡接連的安排。

在土地註冊處的查冊服務

20. 查冊票

20.1 在「綜合註冊資訊系統」的運作,櫃位查冊服務的客戶不須購買查冊票以訂購電腦土地登記冊及查閱其他土地紀錄,各項費用可以現金,支票,易辦事,VISA卡及萬事達卡在服務櫃位繳交。客戶在未來數月不宜積存查冊票,現行的儲值查冊票在生效日期後不會出售或接受,先前售出的查冊票的退款安排將於稍後公布。

查詢

21. 如有查詢,請致電 2867 2882 (現更改為 3105 0000) 與本處客戶服務經理林謝淑儀女士(現更改為劉少雯女士)聯絡或電郵本處 (電郵地址:csa@landreg.gov.hk)

 

Kim Salkeld's signature

署理土地註冊處處長李何玉卿