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不影響土地的文書
- 如文件本身沒有涉及土地業權轉移、沒有阻止或限制土地業權轉移，又或沒有產生土地權益，屬不影響土地的文書。
- 由非業權擁有人單方面提出申索物業權益，屬不可註冊的文件。見田土註冊處通函第108號 (只提供英文版本)。
本處建議律師不要把這類文件交付註冊。
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| 2. |
不符合《印花稅條例》的規定
- 在有關非住宅物業的文書內遺漏了說明為非住宅物業的條文。
- 印花證明書內所示受影響各方姓名/處所名稱與文書上的資料不同。
交契人士應確保文書交付本處前已繳交印花稅、文書內受影響人士姓名或處所名稱與印花證明書內的資料相同，以及在有需要時加入說明為非住宅物業的條文。
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| 3. |
不符合田土註冊處通函第102號 (只提供英文版本) / 田土註冊處通函第108號 (只提供英文版本) 的規定 (重新註冊個案)
- 未曾提供田土註冊處通函第102號第(7)項規定的函件。
請確保這份函件與文書一併提供。
- 所作修改會影響原來文書的法律效力。
在這情況下，本處不會接受為有關文書辦理重新註冊。
- 重大修改未曾由文書其中一方及見證律師簡簽，或未曾由文書各方簡簽。
請細心查核，確保所有重大修改均妥為簡簽。
- 未曾提供對涉約方姓名/名稱所作修改的相關文件證據。
請提供對姓名/名稱所作修改的相關文件證據。
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| 4. |
文書與註冊摘要的資料不符，又或文書或註冊摘要顯示資料缺漏/書寫錯誤
請確保註冊摘要所填資料與文書的資料相符。
- 如法定押記/按揭的代價是抵押全部款項，在註冊摘要填寫"無"、"不適用"、"如契約所述"等都不會被接納。
應在註冊摘要表格填寫"全部款項"。
- 土地登記冊的處所資料紀錄為"…YYY苑A座13樓2室"，但在文書及註冊摘要把單位資料寫為"1302室"或"13樓1302室"，或把座號寫成"XXX樓"。
請依照土地登記冊內單位及座號的資料。
在註冊摘要及文書所述的處所用途資料，須與土地登記冊的處所用途資料完全相同，例如工場1號；工厰A單位；辦公室1201單位；儲物室B；貨車停放處6號等。
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| 5. |
不符合《土地註冊規例》第9(1)條的規定(有關紙張尺寸、顏色等)
- 交付註冊的文件，如不是採用白色或天藍色帳簿紙的A4尺寸紙張及只在紙的一面用黑色墨水印刷或書寫，沒有充分理由的話，註冊不會被接納。
土地註冊處通函第15/96號及第5/05號全面准許六類文件可在未能符合尺寸及顏色規格下，獲接受註冊。在其他情況下，只有在交契人士同時交付函件，提出充分理由因何不能按照尺寸及顏色規格擬備有關文件，本處才會考慮為不符合規定的文件辦理註冊。
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| 6. |
註冊摘要的地址不符合土地註冊處通函第6/95號 (只提供英文版本)的規定(通函訂明在不同情況下於註冊摘要內應採用的地址格式)
如文書只載有舊處所編號及街道名稱，應在註冊摘要的地址格上，填寫舊處所編號及街道名稱後，加上"現稱為(正確的處所編號及街道名稱)"。
如文書同時載有舊地址及正確的新地址，應在註冊摘要的地址格填寫正確的新地址。
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| 7. |
律師的核證欠妥
- 註冊摘要內律師核證的部分遺漏了"律師簽署"/"日期"/"律師行名稱"。
- 核證日期遲於註冊日期。
請確保所有核證部分在交付文書前已正確填妥。
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| 8. |
文書頁數或其中部分或圖則有所超出/缺漏
- 文書附有超出A3尺寸的圖則，卻沒有在註冊摘要夾附一份相同的圖則。
請在交付文書前，查核各頁或圖則是否齊全。
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| 9. |
不符合土地註冊處通函第3/99號的規定 (涉約方的姓名/名稱)
- 涉約方的姓名/名稱出現不符情況。
土地註冊處通函第3/99號表1就本處可接受的一些有關涉約方姓名/名稱的差異作出指引。表2載列不可接受的差異例子，並建議解決這些差異應採取的步驟。
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| 10. |
所交付的文書並非正本或並非屬可接受的副本形式
- 交付註冊的文書既不是正本，又不屬《土地註冊規例》附表3列明可接受的副本形式。
請在交付文書前，查核其是否屬不可註冊的版本。
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| 11. |
註冊費用不足
- 交付文書註冊時，沒有繳付《土地註冊費用規例》附表訂明的全部註冊費用。
根據《土地註冊費用規例》附表第1項須繳費的契約如轉讓、按揭、發還、接收及其他文書，如屬沒有代價、只有象徵式的代價，或未說明代價，除非交付文書的律師能提供證據證明物業的價值低於750,000元，否則須繳付最高註冊費用。
在交付文書註冊時，請確保已支付足夠的註冊費用。如只支付部分費用，本處會先接收該文件，但會中止為文件註冊，直至不足的費用已全部支付為止。
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| 12. |
須交付其他文件註冊後才可為有關文書註冊
- 允許書早於先前的遺產管理委任書/遺囑認證交付註冊。
- 關於"聯權共有"的個案，其後交易的文書早於死亡證明書交付註冊。
在以上情況下，請盡量確保具優先效力的文件在其後文書之前或連同其後文書一併交付。本處會中止為其後文件辦理註冊，直至先前文件交付註冊為止。
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| 13. |
涉約方不符合資格管有土地
- 無限公司以涉約方的形式顯示。
無限公司不是獨立的法律實體，因而不能管有土地。在這情況下，涉約方應稱為"ABC先生(香港身分證號碼A123456(0)，以XYZ公司之名營業"。
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| 14. |
物業參考編號
- 沒有把物業參考編號，列明在註冊摘要的"物業參考編號"格內。
- 就同一發展項目的所有單位交付註冊的文書而言，沒有在註冊摘要的"物業參考編號"格內，填寫"所有受影響單位的物業參考編號"的字句。
請參考土地註冊處通函第2/05號第４段有關使用物業參考編號的指引。
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| 15. |
物業的中文地址及各方的中文姓名/名稱
- 沒有根據土地註冊處紀錄在註冊摘要列明物業的中文地址。
- 在註冊摘要內填寫的物業中文地址不詳盡，例如只有街道名稱，但沒有全部地址，包括座號、層數及單位的資料。
- 沒有根據文書所載在註冊摘要填寫各方的中文姓名/名稱。
土地註冊處通函第2/04號(第15段)提供有關如何填寫中文地址的指引。
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| 16. |
其他
請查核文書，確保在交付前已填妥日期。
- 有關改變業權的文書，沒有在註冊摘要填寫各方的身分識別號碼。
在這些情況下，必須提供各方的身分識別號碼。
- 有關改變業權的文書，沒有在註冊摘要填寫有限公司的公司註冊編號。
有限公司的商業登記號碼不會被接納。必須提供從公司註冊處取得的公司註冊編號，文書方可註冊。
- 有關在海外註冊的公司，沒有在註冊摘要填寫"在XXX註冊"。
請在交付文書前，確保已填妥此資料。
- 夾附於文書的圖則，著色部分沒有標示顏色標記。
請查核是否已標示顏色標記。
- 在註冊摘要的"文書的性質及目的"格內，只填寫文書的性質(如信件、合約、契據等)，遺漏了文書的目的。
請在交付文書前，確保已在註冊摘要內同時填寫文書的目的。
- 有關修訂命令/遺產管理委任書/遺囑認證，在註冊摘要的"文書日期"格內沒有填寫修訂日期。
應填寫為"(命令的原本日期)於(修訂日期)修訂"。
- 沒有根據《土地註冊規例》第6(1)(f)條或第6(2)(f)條填妥註冊摘要內"被償付的文書之註冊摘要編號"格。
請在交付文書前，確保已提供有關的註冊摘要編號資料。
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